Met ingang van 1 januari 2022 is er een verstrengde rapporteringsverplichting opgelegd aan de ondernemer/werkgever. Het betaalde bedrag van zowel vaste als variabele vergoedingen zullen vermeld moeten worden op de fiscale fiches (281.10 voor werknemers en 281.20 voor bedrijfsleiders).  Vermelding op fiche heeft alleen “een verhoogde controle op de kostenvergoedingen” tot doel.

Het niet opnemen van een variabele vergoeding zal evenwel geen impact hebben op de aftrekbaarheid in hoofde van de werkgever. De administratie kan wel een administratieve boete opleggen. Bovendien zal de niet-vermelding van ‘variabele vergoedingen’ (alleen deze categorie!) niet de toepassing van de aanslag geheime commissielonen tot gevolg hebben. Kosten die terugbetaald worden op basis van bewijsstukken maar niet correct vermeld worden op de fiches, zullen dus nog steeds aftrekbaar blijven voor de vennootschap/ondernemer, maar zullen wel aanleiding geven tot een administratieve sanctie. De boete per foutief opgemaakte fiche zou 50,00 EUR bedragen.

In de praktijk brengt deze ruimere ficheverplichting heel wat bijkomend administratief werk met zich. De nieuwe verplichting heeft immers betrekking op kosten “eigen aan de werkgever” die niet via de payroll worden terugbetaald. De bedragen worden na verificatie uitbetaald en verwerkt in de boekhouding. Een concrete procedure zal uitgewerkt moeten worden om ervoor te zorgen dat de juiste informatie m.b.t. de terugbetaalde kosten ook effectief aan de payroll verantwoordelijke worden doorgegeven, zodat deze correct in de loonadministratie kunnen worden opgenomen.

Wanneer een kost wordt voorgeschoten door de bedrijfsleider of een werknemer en er geen factuur of “bon” op naam van de betreffende vennootschap/werkgever is, en vervolgens door de onderneming/werkgever wordt terugbetaald, moet dit nu opgenomen worden op de fiche. De betaling van de bedragen moet traceerbaar zijn (betaling uit kas of betaling via bank op de persoonlijke bankrekening van de werknemer of bedrijfsleider).

Hetzelfde is dus ook van toepassing voor bedrijfsleiders. Ook een terugbetaling van een kost via boeking op het credit van de rekening courant, dient mee op de fiche te worden opgenomen.

Om de administratieve last zo klein mogelijk te houden en de eventuele boetes zoveel mogelijk te vermijden, lijkt het aangewezen om

  • Zoveel mogelijk facturen/bonnen op naam van de vennootschap/werkgever te laten zetten ook al wordt er persoonlijk betaald (en terugbetaling op die manier vanuit de vennootschap/werkgever te laten plaatsvinden zonder dat vermelding op fiche noodzakelijk is);
  • Zo weinig mogelijk af te boeken via de lopende rekening van de bedrijfsleider in de boekhouding van de onderneming maar een werkelijke terugbetaling van de kost te laten plaatsvinden indien er effectief een privébetaling heeft plaatsgevonden zonder factuur of “bon” op naam van de vennootschap/werkgever. Op die manier is het vermoedelijk makkelijker uit te maken via specifieke boekingen op een rekening “terugbetaling kosten eigen aan de werkgever’ (analytisch per begunstigde (?) en afzonderlijke rekeningen voor de fiscale verwerking van de verworpen uitgaven(?)) welk bedrag aan terugbetaalde kosten er op wiens fiche moet opgenomen worden.

De administratieve last opgelegd aan ondernemers wordt er niet minder op. Een kwalijke zaak om ondernemen in België te bevorderen!