Als u een onderneming opstart, begint u met een economische activiteit. Dat brengt heel wat fiscale verplichtingen met zich mee. Allicht wordt u daardoor ook btw-belastingplichtige. U zal daarom, vóór de aanvang van de activiteit al, heel wat administratieve formaliteiten in orde moeten brengen.
Identificeren voor btw-doeleinden
Het eerste wat u moet doen is een ondernemingsnummer aanvragen bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dit nummer van tien cijfers, heeft u nodig voor al uw contacten met de overheid, bv. om u te kunnen identificeren voor btw-doeleinden, maar ook voor de RSZ.
Er bestaat een standaardformulier (604 A) dat u indient bij het btw-kantoor dat bevoegd is voor uw vestigingsplaats. Het btw-controlekantoor voert een kort onderzoek en ‘activeert’ uw ondernemingsnummer, dat hierdoor ook een btw-identificatienummer wordt.
U kan het formulier zelf indienen, of u kan dit laten doen door een gevolmachtigde derde (bv. uw boekhouder) of door een erkend ondernemingsloket.
Al deze stappen moet u doorlopen, voordat u werkelijk met de economische activiteit kan beginnen.
Wie (niet)?
In principe geldt deze aangifteverplichting voor iedereen. Het maakt dus niet uit of u uw onderneming voert als natuurlijke persoon (een eenmanszaak) of via een vennootschap. Ook als u onder een bijzondere btw-regeling valt (bv. landbouwonderneming, kleine onderneming, forfaitaire belastingplichtige) moet u zich laten identificeren.
Er gelden drie uitzonderingen:
belastingplichtigen die diensten leveren die vrijgesteld zijn van btw en die zelf geen recht op aftrek hebben (bv. advocaten en dokters);
toevallige belastingplichtigen die oprichter of verkoper zijn van een nieuw gebouw;
toevallige belastingplichtigen bij de intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel.
Wat moet u melden?
Gegevens van de onderneming
U moet alle nodige informatie opgeven:
als natuurlijk persoon: uw voornaam, naam, domicilie en rijksregisternummer;
voor vennootschappen: de volledige maatschappelijke naam en rechtsvorm (BVBA, NV) en de maatschappelijke zetel.
Natuurlijk vermeldt u ook het rekeningnummer, waarop de fiscus de eventuele teruggaven kan storten.
Omschrijving van de activiteit
U mag vrij de activiteit van uw onderneming omschrijven, maar moet dat wel zo precies mogelijk doen. U kan natuurlijk ook meerdere activiteiten uitoefenen. In dat geval moet u ze allen omschrijven en aangeven welke ervan de hoofdactiviteit is.
Daarnaast meldt u wanneer de activiteit aanvangt en de vermoedelijke jaarlijkse omzet, exclusief btw.
Toepasselijk btw-regime
U moet opgeven of u een gewone, gemengde of vrijgestelde belastingplichtige bent.
Ten slotte kiest u de toepasselijke btw-regeling: gewoon regime, kleine onderneming, landbouwonderneming.